Eventavtal
Ett eventavtal är ett avtal som reglerar villkoren mellan en beställare och en arrangör eller leverantör vid ett arrangemang eller evenemang. Avtalet skapar tydlighet kring eventets praktiska uppgifter, uppdragets omfattning, ansvar, pris och betalning.
Genom att använda ett skriftligt eventavtal får parterna en gemensam bild av vad som ska utföras, vad som inte ingår och hur ändringar eller ett inställt eller flyttat event ska hanteras.
Vad är ett eventavtal?
Ett eventavtal är ett avtal som fastställer villkoren för ett arrangemang eller evenemang mellan beställare och arrangör eller leverantör. Mallen kan användas när parterna behöver dokumentera grundläggande uppgifter om eventet och uppdraget.
I mallen anges bland annat:
- Beställare
- Arrangör eller leverantör
- Eventets namn
- Datum och tid
- Plats
- Beräknat antal deltagare
Avtalet tydliggör även uppdragets omfattning och parternas praktiska ansvar.
Vad ska avtalet innehålla?
Eventavtalet innehåller fält och villkor för:
- Uppgifter om parterna
- Eventets namn, datum, tid och plats
- Beräknat antal deltagare
- Vad som ska utföras
- Vad som inte ingår i uppdraget
- Parternas praktiska ansvar att samarbeta och lämna nödvändig information och beslut
- Pris och vad priset avser
- Ändringar och extra kostnader
- Information vid inställt eller flyttat event
- Viktiga uppgifter och övriga upplysningar
- Digital signering
Mallen anger att ändringar och extra kostnader ska godkännas av båda parter. Den anger också att parterna snarast ska informera varandra om eventet ställs in eller flyttas.
När behöver man ett sådant avtal?
Ett eventavtal kan användas när en beställare anlitar en arrangör eller leverantör för ett event och parterna vill dokumentera vad som gäller för uppdraget.
Vanliga situationer är:
- När ett event ska planeras eller genomföras av en extern arrangör eller leverantör
- När parterna vill tydliggöra vad som ingår och inte ingår i uppdraget
- När pris, betalning och eventuella extra kostnader behöver dokumenteras
- När det finns behov av att ange viktiga praktiska uppgifter om eventet
Ett skriftligt avtal skapar tydlighet om eventets förutsättningar och parternas ansvar.
Fördelar med att använda en färdig mall
Att använda en färdig mall för eventavtal ger flera fördelar:
- Tydlig struktur för parter, eventuppgifter och uppdragets omfattning
- Klargör vad som ska utföras och vad som inte ingår
- Hjälper parterna att dokumentera pris och vad priset avser
- Reglerar hur ändringar och extra kostnader ska godkännas
- Innehåller hantering av inställt eller flyttat event
- Kan undertecknas elektroniskt med en digital signatursida som del av avtalet
En mall gör det enklare att samla de viktigaste uppgifterna om arrangemanget på ett ställe.
Vanliga frågor om eventavtal
Vilka parter anges i eventavtalet?
Mallen innehåller fält för beställare och arrangör eller leverantör.
Vilka uppgifter om eventet finns med?
Avtalet innehåller fält för eventets namn, datum och tid, plats samt beräknat antal deltagare.
Reglerar mallen vad som ingår i uppdraget?
Ja. Mallen har avsnitt för vad som ska utföras och vad som inte ingår.
Vad gäller vid ändringar eller extra kostnader?
Enligt mallen ska ändringar och extra kostnader godkännas av båda parter.
Vad händer om eventet ställs in eller flyttas?
Mallen anger att parterna snarast ska informera varandra om eventet ställs in eller flyttas.
Hur undertecknas avtalet?
Avtalet undertecknas elektroniskt. Signaturer och signeringsuppgifter framgår av den digitala signatursidan, som är en del av avtalet.
Behöver du ett eventavtal?
Använd en färdig mall för att skapa ett tydligt avtal och signera det digitalt med BankID.
